Ein ausgedruckter Kassenbon ist heutzutage weder ökologisch vertretbar, noch passt er in moderne, digitalisierte Prozesse an der Kasse. Für viele Käufer sind sie mittlerweile auch lästig und passen nicht zur bargeldlosen Zahlung. Im besten Fall landet der Bon im Portemonnaie, um wenig später entsorgt zu werden. In ca. 90 % der Fälle fliegt er sofort in den Müll. Die durchschnittliche Lebenszeit eines Kassenbons beträgt damit nicht einmal eine Minute. Das macht einen Müllberg von ca. 5 Mrd. Kassenbons oder in Gewicht sind das 10 Tonnen weltweit. Dennoch ist er in vielen Läden noch Standard. Einige Händler fürchten hohe Investitionen, andere scheuen die Auseinandersetzung mit dem Datenschutz. Dabei gibt es eine Lösung mit niedriger Einstiegshürde.
Ist ein Kassenbon eine Quittung?
Ein paar Infos vorweg. Ein Kassenbon ist streng genommen keine Quittung. Zumindest in den meisten Fällen, da hier die Unterschrift fehlt. Tatsächlich werden die Begriffe Kassenbon, Beleg, Quittung und Rechnung umgangssprachlich häufig als Synonym verwendet. Daher hier ein kurzer Überblick, worum es sich bei den einzelnen Arten von Dokumenten handelt:
- Der Kassenbon: Bei den Bons handelt sich vielmehr um Dokumente, welche Kassensysteme automatisch erstellen und einen Kaufvorgang (Ware gegen Bezahlung) dokumentieren.
- Der Beleg: Ein Beleg ist der Überbegriff für alle Dokumente, die an einem geschäftlichen Vorgang beteiligt sind. Damit können die drei anderen Begriffe alle einen Beleg darstellen.
- Die Quittung: Bei einer Quittung handelt es sich um einen Nachweis, dass eine Leistung oder Ware im Austausch mit einer Zahlung empfangen wurde. Der Kaufvorgang ist damit abgeschlossen. Das Schuldverhältnis endet damit auf beiden Seiten. Insofern eine Rechnung den Hinweis enthält „Betrag dankend erhalten“, stellt auch diese eine Quittung dar.
- Eine Rechnung: Sie bestätigt, dass eine Leistung oder eine Ware dem Kunden übergeben wurde und informiert diesen über den Kaufpreis. Sie ist daher nicht als Zahlungsbeleg zu bewerten, es sei denn, auf der Rechnung ist vermerkt, dass der Betrag bereits erhalten wurde.
Warum ist der Kassenbon so wichtig?
Zum einen, weil er Pflicht mittlerweile ist. Dazu mehr im nächsten Punkt. Zum anderen gilt der Kassenbon als Beleg, dass eine Transaktion ordnungsgemäß, lückenlos und manipulationssicher durchgeführt wurden. Für Unternehmen mit TSE-Kasse gelten Bons daher als wichtiger Nachweis.
Was bedeutet die Kassenbon-Pflicht?
Als mit dem Kassengesetz 2020 die Belegausgabepflicht eingeführt wurde, war der Unmut in der Handelsbranche groß. Denn: Damit wurde jeder Einzelhändler mit einer elektronischen Registrierkasse dazu verpflichtet, nach jedem Kauf einen Bon auszustellen und dem Käufer zu übergeben, ob dieser ihn haben will oder nicht. Hinzu kam, dass zusätzliche Informationen auf dem Bon-Pflicht wurden, etwa die Seriennummer der technischen Sicherungseinrichtung (TSE) und die Transaktionsnummer, was das Stück Papier erheblich verlängert. Der Handelsverband Deutschland (HDE) kritisierte, dass der ausgedruckte Bon keinen zusätzlichen Sicherheitsgewinn erbringen würde, sondern nur bürokratisch und umweltschädlich sei, schließlich wird dadurch ein Haufen Papier verschwendet und Müll produziert. Und der ist durch die in der Bon Rollen verwendeten Stoffe wie Bisphenol-A, teils auch noch gesundheitsschädlich und schwer abbaubar. Von der Kassenbon-Pflicht betroffen ist tatsächlich jedes Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen.
Warum wurde die Pflicht zum Kassenbon eingeführt?
Tatsächlich wurde Kassensicherungsverordnung, in der die Belegpflicht und die TSE Bestandteil sind, bereits 2016 verabschiedet. Bis Ende 2019 gab es so etwas wie eine Übergangszeit, da elektronische Kassensysteme eine gewisse Investition darstellen und interne Geschäftsprozesse dafür auch angepasst werden mussten.
Der Gedanke dahinter war, dass Kassenmanipulationen verhindert werden soll und damit auch Steuerhinterziehung vorgebeugt wird. Da jeder Beleg nun eine eindeutige Identifikationsnummer führt, sollen Unregelmäßigkeiten schneller auffallen. Für die Unternehmen hat das aber nicht nur Nachteile, denn sie müssen so nicht länger nachweisen, dass ihre Aufzeichnungen stimmen. Das Finanzamt geht bei der Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems davon aus.
Ist ein digitaler Kassenbon erlaubt?
Immerhin akzeptiert der Gesetzgeber die Ausstellung eines digitalen Kassenbons unter bestimmten Voraussetzungen. So muss der Kunde sein Einverständnis zur elektronischen Übermittlung erteilen, der Beleg muss in einem standardisierten Format wie PDF oder JPG ausgestellt werden und er muss kostenfrei zugänglich sein.
Wie funktioniert der digitale Kassenbon?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, über das Kassensystem einen Bon nicht in Papierform zu erstellen. Er kann auf verschiedene Weisen übermittelt werden, etwa über einen QR-Code, NFC, SMS oder Mail. Per E-Mail benötigen Sie die E-Mail-Adresse der Kundschaft. Nicht jeder gibt diese gerne raus, vor allem in Deutschland ist Datenschutz ein hohes Gut und die Deutschen sind hier eher sehr zurückhaltend. Sie nehmen dann eher den Papier Bon, als ihre E-Mail rauszugeben. Ähnliches gilt für die SMS. Hier wird die Handynummer des Kunden benötigt. In beiden Fällen erhält der Abnehmer eine Nachricht mit Download-Link zum Bon. Ohne Datenschutzprobleme funktioniert es mit NFC. Diese Chips sind mittlerweile in vielen smarten Geräten verbaut und erlauben die bargeldlose Zahlung. Einfach Smartphone an die Kasse halten und das Geld geht in die eine und der Kassenbon in die andere Richtung. Ganz automatisch. Großer Nachteil hier, Apple oder Google Pay werden bisher noch wenig genutzt. Damit sind wir bei der letzten Alternative.
Der Kassenzettel via QR-Code
Die Übermittlung des digitalen Belegs mit QR-Codes hat einen großen Vorteil: Händler benötigen dafür nicht die Zustimmung des Kunden und handeln damit datenschutzkonform. Der Kunde braucht weder eine App noch ein Kundenkonto und muss keinerlei Daten preisgeben.
Das Modell mit dem Code lässt sich zudem mit wenig Aufwand umsetzen, sofern die Kassensoftware entsprechend programmiert ist. Händler benötigen an der Kasse lediglich ein kleines Kundendisplay, über das ein QR-Code gezeigt wird. Der Kunde kann diesen Code dann mit der Kamera seines Smartphones scannen. Der Kassenbon landet als PDF auf dem Handy und kann dort in einem Ordner der Wahl gespeichert werden. Das spart an der Kasse nicht nur Papier, sondern auch Zeit im Vergleich zur Methode mit E-Mail oder SMS.
Vorteile digitaler Kassenbelege
Digitale Kassenzettel liefern einen Mehrwert für Händler wie Kunden – und für die Umwelt. Zu den Vorteilen gehören:
- Umweltschonend: Viele Kassenbons werden nach wie vor auf umwelt- und gesundheitsschädlichem Thermopapier gedruckt. Digitale Alternativen ermöglichen es, Papier zu sparen und senken darüber auch die CO2-Emissionen, die bei der Produktion anfallen. Zudem entfällt der äußerst schädliche Müll durch die elektronische Form.
- Kostensparend: Durch digitale Kassenzettel lässt sich der Papierverbrauch und damit die benötigten Rollen drastisch reduzieren. Auch die Kosten für die Entsorgung liegen gebliebener Kassenzettel entfallen.
- Digitaler Service: Kunden können die neuen Kassenbons bequem verwalten und zum Beispiel in eine Haushaltsapp hochladen, um die Ausgaben im Blick zu behalten.
- Digitale Kassenprozesse ohne Brüche: In Zeiten, in denen die meisten Kunden kontaktlos bezahlen, vielleicht sogar per Smartwatch oder wallet, ist ein digitaler Kassenbeleg ein natürlicher Teil eines modernen Check-outs. Themen wie Bonpflicht, Müll und schlechte Ausdrucke aus dem Bondrucker sind damit Geschichte.
Herausforderungen beim digitalen Kassenbon
- Selbstverständlich gibt es auch Herausforderungen bei dem Thema.
- Käufer sind anfangs sehr skeptisch oder selbst digital noch nicht unterwegs und müssen an das Thema herangeführt werden. Sie merken jedoch schnell die Vorteile.
- Das verwendete Kassensystem und die Software müssen die Möglichkeit dafür bieten.
- Datenschutz ist und bleibt ein Thema. Daher sollten Unternehmen hier mehr auf Möglichkeiten setzen, die mit dem Datenschutz konform sind und für alle Beteiligten ein einfaches zur Verfügung stellen der Bons ermöglicht.
Unternehmen handeln mit dem digitalen Kassenbon nicht nur nachhaltig und zeitgemäß, sondern können damit sogar ihr Image verbessern und darüber die Kundenbindung stärken oder vielmehr neue Kundenkreise erschließen. Und das wiederum verspricht neue Umsatzchancen.
