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Die Bedeutung der Digitalisierung von Workflows im B2B E-Commerce

Andreas Minich, Sales Director DACH bei Oro, Inc. zeigt, was die Digitalisierung von Workflows im B2B-Commerce leisten kann.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist die Abfolge von Arbeitsabläufen, die ein Prozess von der Initiierung bis zur Fertigstellung durchläuft. Sie werden häufig erstellt, um komplizierte, mehrstufige Prozesse in einem Unternehmen zu automatisieren oder zu standardisieren. Im B2B E-Commerce kann ein Workflow verwendet werden, um den Bestellvorgang vom Auftragseingang bis zur Zahlung zu steuern oder den Vorgang zum Einreichen eines Bestellformulars oder einer Angebotsanfrage zu vereinfachen.

Warum sind Workflows für den B2B E-Commerce wichtig?

Im B2C E-Commerce werden Prozesse und Abläufe vom Verkäufer vorgegeben, im B2B E-Commerce werden jedoch viele Prozesse wie die Kaufabwicklung, Angebotsanfragen, Angebotsabgabe oder Bestellformulare vor allem vom Kunden vorgegeben. Auch gibt es im B2B Szenarien, in denen Aktivitäten, wie überfällige Rechnungen oder nicht übermittelte Bestellungen, Workflows auslösen, die im B2C Bereich gar nicht vorkommen.

In Unternehmen können die Einkäufer beispielsweise sehr unterschiedliche Einkaufs- und Genehmigungsverfahren nutzen. Ein Einkäufer in “Unternehmen X” kann die Befugnis haben, Einkäufe ohne zusätzliche Prüfung oder Genehmigung zu tätigen, während ein Einkäufer in “Unternehmen Y” möglicherweise die Genehmigung des Managers für Bestellungen benötigt, die ein festgelegtes Budget überschreiten. Um den Prozess zu vereinfachen, verhindert ein angepasster Workflow, dass der Einkäufer ohne Genehmigung fortfahren kann. Erst nachdem der Manager den Antrag genehmigt hat, kann der Einkäufer den Kaufvorgang fortsetzen.

Andere Unternehmen können Workflows aus ganz anderen Gründen erstellen. Beispielsweise legt ein Käufer eine Bestellung über 50.000 Euro an, hat sie aber nach einer Woche noch nicht übermittelt. Wenn das verkaufende Unternehmen einen Follow-up Workflow erstellt hat, kann es den Vertriebsmitarbeiter benachrichtigen, damit er sich mit dem Käufer in Verbindung setzt, um seine Bestellung zu Ende zu führen.

Die Digitalisierung von Workflows ist eine zuverlässige Methode zur Steigerung der Produktivität in allen Bereichen Ihres Unternehmens.

Die Digitalisierung von Unternehmen ist mehr als reine Automatisierung

Bei der Digitalisierung von Unternehmen geht es nicht nur um die Automatisierung eines Prozesses oder die Nutzung von Onlinekanälen zur Kundenbindung. Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen reduziert ebenfalls:

  • Zusätzliche Schritte, die zur Erfüllung von Aufgaben notwendig sind
  • Gedruckte oder digitale Unterlagen
  • Menschliche Fehler
  • Sonstige Leistungsschwankungen

Gleichzeitig verbessert es die Produktivität maßgeblich. Wenn Prozesse nicht ausreichend digitalisiert werden, kann dies die Rentabilität des Unternehmens in Zukunft maßgeblich beeinflussen.

Ein Pre-Sales Workflow für die manuelle Bearbeitung von Leads ist ein Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierung helfen kann. Bei einem manuellen Ablauf muss der Vertriebsmitarbeiter auf jeden Lead zugehen, ihn qualifizieren und dann nachverfolgen. Einige können in Opportunities umgewandelt werden, die letztendlich gewonnen oder verloren werden.  Bei der manuellen Verwaltung muss der Vertriebsmitarbeiter daran denken, alle Daten einzugeben, und kann dabei Daten vergessen oder einen Eingabefehler machen. Als Folge davon erhält das Management inkorrekte Daten, die zukünftige Entscheidungen beeinflussen können. Durch die Digitalisierung des Arbeitsablaufs ist die Nachverfolgung einfach, die Daten sind zuverlässig, und mögliche Abschlüsse gehen nicht durch einen fehlerhaften manuellen Prozess verloren.

Digitalisierte Workflows können Rabatte für große Mengen oder umfangreiche Großbestellungen verwalten. Bei einem manuellen System würde der Vertriebsmitarbeiter die notwendigen Daten über den Kunden und den Auftrag sammeln und dem Management zur Prüfung und Genehmigung vorlegen. Der digitalisierte Prozess verhindert nicht genehmigte Rabatte und bündelt alle für die Transaktion erforderlichen Daten.

Digitale Transformation durch Digitalisierung von Workflows

B2B Einkäufer wollen ein voll-digitales Erlebnis. Studien zeigen, dass 94 % der im B2B Bereich aktiven Einkäufer sich über die Produkte online informieren.

Zahlen zur Digitalisierung im B2B

Quelle: Alexander Group

Die Kunden setzen sich über verschiedene Kanäle mit Ihrer Firma auseinander, was die Prozesse komplexer denn je macht. Die Digitalisierung ist der einzige Weg, den Überblick zu halten. Wenn Sie am Anfang der Digitalisierung stehen, sehen wir in den folgen Punkten die größten Hebel:

Lagerverwaltung

Durch die Digitalisierung der Lagerverwaltung werden die Waren in Ihren Lagern erfasst, so dass die aktuellsten Produktinformationen, wie z.B. die Verfügbarkeit der Artikel, in Ihrem Onlineshop erscheinen. Ein ERP-System kontrolliert die aktuellen Lagerbestände und prognostiziert den Bestand, den Sie in den kommenden Monaten benötigen werden.

Vertragsmanagement

Wenn Sie den Prozess der Vertragsgenehmigung und -prüfung digitalisieren, optimieren Sie das gesamte Vertragsverwaltungssystem. Die Überprüfung, Genehmigung und das Abrufen von Verträgen werden wesentlich einfacher. Mitarbeiter werden von administrativem Aufwand entlastet und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Spezialisierte Vertragsverwaltungssoftware kann eine Lösung sein. Prüfen Sie aber zunächst andere Programme, die bei Ihnen im Einsatz sind – beispielsweise ist es möglich, dass ein CRM diese Funktion ebenfalls bietet.

Kundeninteraktionen und Vertriebsaktivitäten

Durch die Digitalisierung Ihres Kundenservices und Vertriebsworkflows haben Sie die Chance, eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden zu gewinnen. Wenn Kundendaten zentral erfasst werden, wird jede Interaktion festgehalten und alle Teammitglieder haben Zugriff auf die benötigten Informationen. CRMs sind so konzipiert, dass sie die für den Kundenservice und die Vertriebsaktivitäten benötigten Informationen digitalisieren, wie z. B. die Verfolgung des Vertriebs- und Lead-Flusses.

Buchhaltung und Rechnungswesen

Digitalisierte Buchhaltung gibt Ihnen die Möglichkeit, Buchhaltungsaufgaben und Transaktionen effizient zu verwalten und durchzuführen. Buchhaltungssoftware wie z. B. QuickBooks vereinfacht typische Vorgänge wie die Rechnungsstellung an Kunden, die Nachverfolgung von Rechnungen und Kosten und macht die Überwachung Ihrer finanziellen Situation mit Hilfe von standardisierten Finanzberichten wesentlich einfacher.

Personalisierung

Wenn Sie den größtmöglichen Mehrwert aus jedem einzelnen Kunden herausholen wollen, indem Sie erfolgreich an ihn vermarkten, müssen Sie ihn genau kennen. Das Verständnis der Kundenbedürfnisse, Gewohnheiten und Verhaltensweisen ist für eine Personalisierung unerlässlich. Ohne digitalisierte Kundendaten ist diese Aufgabe nahezu unmöglich. Eine Kombination aus einer E-Commerce Plattform und einem CRM gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um Ihre Kundenansprache deutlich zu personalisieren. Nutzen Sie die CRM-Funktionen zur Segmentierung von Kunden, um bestimmte Zielgruppen zu erstellen, und die Funktionen der E-Commerce-Plattform zur Erstellung personalisierter Kataloge und maßgeschneiderter Preislisten für diese Zielgruppen.

Analytics und Tracking

Umfassende E-Commerce Dashboards sind der Schlüssel zu aussagekräftigen Analysen. Auf der Grundlage der in einem CRM-System aggregierten Daten können Mitarbeiter Diagramme und Grafiken erstellen und analysieren, die sie für Einblicke in die Umsätze, Vertriebspipeline und Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter sowie für entgangene Verkäufe benötigen, um die Geschäftsentwicklung am besten zu verstehen und Bereiche mit Optimierungsbedarf zu erkennen.

Wie OroCommerce mit B2B E-Commerce Workflows umgeht

Sowohl B2B Käufer als auch Verkäufer verwenden täglich mehrere Workflows. Anbieter müssen den Kunden die Möglichkeit geben, innerhalb ihrer eigenen Unternehmensprozesse zu arbeiten und Workflows zur Verfügung stellen, die sie bestmöglich unterstützen.

OroCommerce ermöglicht es dem Händler, unbegrenzt viele Workflows für jeden Kunden zu erstellen. Die Funktion an sich ist dabei sehr einfach zu bedienen. Benutzer können unendlich viele Workflows erstellen, jeder einzelne mit so vielen Schritten wie benötigt wird. Die gesamte Abfolge der Arbeitsschritte ist dabei in einer Tabelle und einem interaktiven Diagrammformat überprüfbar.

Zusammenfassung

Die digitale Revolution ist in vollem Gange – Digitalisierung von Workflows reduziert die Gesamtanzahl der Schritte, verkürzt die Bearbeitungszeiten, erhöht die Effizienz erheblich und senkt die operativen Kosten. Durch den Einsatz von CRM-, E-Commerce-Plattformen und ERP-Lösungen können Sie eine umfassende digitale Umgebung aufbauen, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, skalieren und die nötigen Ressourcen freizusetzen, damit Sie sich verstärkt auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden konzentrieren können.

Über Oro, Inc.

Oro, Inc. ist das Unternehmen hinter den Produkten OroCommerce, OroCRM und OroPlatform. Oro wurde 2012 gegründet und hat sich schnell als einer der führenden Anbieter von Open-Source-Applikationen positioniert. Yoav Kutner und Roy Rubin, beide ehemalige Mitbegründer und C-Level Mitarbeiter von Magento, gehören zu den Gründern von Oro. Das Gründerteam vereint jahrzehntelange Erfahrung und Commerce-Visionen. Heute beschäftigt Oro, Inc. über 200 Mitarbeiter und hat Büros in Los Angeles, Deutschland, Frankreich, Polen und der Ukraine.

Mehr über Oro, Inc.: www.oroinc.de


 

Andreas Minich

Andreas Minich

Andreas Minich gab in den letzten Jahren sein Wissen in den Bereichen Digitalisierung, Innovation und B2B-Prozesse als Senior Consultant bei einer Berliner Digitalagentur weiter, die sich auf komplexe B2B-Plattformen und Marktplätze spezialisiert hat. Seit Anfang des Jahres ist er bei Oro, Inc. als Sales Director DACH für den deutschsprachigen Raum zuständig und arbeitet aktiv am Ausbau des Kundenstammes für die Produkte OroCommerce und OroCRM

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