Einkaufsbudgetierung im Fashionhandel

Das Beschaffungsmanagement gehört im Handel zu den wichtigsten Tätigkeiten, im Berufsalltag spielt das jedoch nicht immer eine Rolle. Bei richtiger Handhabung können hier jedoch enorme Erfolgspotenziale gehoben werden. Zum Beispiel liefert das richtige Warenwirtschaftssystem flexible Daten und Fakten als Entscheidungshilfe und Definition von Zielen.

„Endlich liegt der Segen wirklich im Einkauf!“

Der stationäre Fashion-Einzelhandel arbeitet laut EHI im Durchschnitt mit einer Bruttogewinnspanne incl. Umsatzsteuer von 49 Prozent. Bei einer Umsatzsteuer von 15,97 Prozent im Abschlag bedeutet dies eine Bruttogewinnspanne excl. Umsatzsteuer von 33 Prozent. Der Wareneinsatz bewegt sich als Komplementärwert zum Bruttogewinn bei 51 Prozent. Die „Beschaffungskosten“ der Beschaffungsplanung Ihres Unternehmens, mit denen der angestrebte Umsatz erzielt wird, sind somit der mit Abstand größte Faktor im Controlling im stationären Fashion-Einzelhandel. Darüber hinaus kommt der treffenden Bedarfsplanung – und das bedeutet nicht nur der modisch korrekten – eine immense Bedeutung bei. Dabei geht es immer auch darum, Ziele zu erreichen und die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Richtungsvorgaben im Beschaffungsmanagement gehören somit zu den wichtigsten operativen Entscheidungen, die das Beschaffungsmanagement oder seine verantwortlichen MitarbeiterInnen zu treffen haben.

Richtungsvorgaben im Beschaffungsmanagement gehören zu den wichtigsten operativen Entscheidungen

Warenwirtschaftssysteme zeichnen seit Langem die verschiedensten Warenbewegungen auf und sind eng verbunden mit dem Supply Chain Management. Sie sollen die Nutzer in unternehmerischen Entscheidungen unterstützen. Hier liegt jedoch bei vielen Systemen das größte Problem. Die Systeme geben hierbei oft zu viel Gewicht auf die effiziente Erfassung der Betriebsdaten. Der eigentliche Sinn des Systems, nämlich das Stützen fundierter unternehmerischer Entscheidungen in Hinblick auf Bedarf und Ressourcen, gerät dadurch oftmals zu sehr ins Hintertreffen.

Bei der Wahl des richtigen Warenwirtschaftssystems sollte unbedingt auf eine flexibel gestaltbare Erfassungsoberfläche geachtet werden. Es kommt hier insbesondere darauf an, „eigene“ Attribute festlegen zu können. Dies sollten Kriterien sein, die entweder die Ware oder aber die Lokationen in sinnvolle Ausprägungen gliedern. Dadurch strukturiert und kategorisiert der Händler die Daten schon bei der Erhebung optimal. Die Qualität seiner Beschaffung wird dadurch optimiert und treffsicher ausfallen.

Im weiteren Verlauf der strategischen Beschaffung kommt es auf eine vollständige Integration in die BI Logiken des Systems an. Sie sollten darauf achten, dass die oben genannten flexiblen Attribute auch für die Gliederungen innerhalb der Beschaffungsplanung verwendbar sind. Man redet hier von BI-Integration im „Get-Modus“. Diese Fähigkeit stellt die Grundlage dafür, Level innerhalb einer Planung zu bilden. Auf Basis dieser Ebenen können Sie den Artikeln Planwerte zuordnen, die dem Gesicht der Ware optimal Rechnung tragen. Nun können Sie innerhalb einer Beschaffungsplanung z. B. hochmodische Artikel von Standardware trennen. Größere Unternehmen gehen im Beschaffungsmanagement oftmals sehr stark arbeitsteilig vor. D. h., der Einkauf der Ware und natürlich dessen Budgetierung wird unter verschiedenen Abteilungen oder Personen aufgeteilt. Auch zu diesem Zweck können die unterschiedlichen Warenkennzeichnungen herangezogen werden. Dabei geht es jedoch in erster Linie um die horizontale Aufteilung der Arbeit.

Unternehmen gehen im Einkauf oftmals sehr stark arbeitsteilig vor

Um eine vertikale Zusammenarbeit möglich zu machen, braucht es weitere Mechanismen. Hier hat es sich bewährt, die Beschaffungsplanung in einzelne Ebenen aufzuteilen. Hierarchische Ebenen, die ihrerseits eigene Unterebenen bilden können, sind dabei das Mittel der Wahl. Es ist darauf zu achten, dass diese Ebenen eine Durchlässigkeit der gebildeten Informationen in beide Richtungen gewährleisten. Die untergeordnete Ebene gibt die Zusammenfassung der Daten ihrer Elemente an die übergeordnete Ebene im Management. Im Umkehrschluss erhält sie Vorgabewerte der übergeordneten Ebene, um damit arbeiten zu können. Aus dieser Verfahrensweise ergibt sich ein vielfältiges Bild unterschiedlicher Schnittstellen innerhalb der vertikalen Arbeitsteilung. Es lassen sich so die bekannten Planungsmodelle Top/Down, Bottom/Up oder auch Mischungen daraus arbeitsteilig abbilden.

Aufgrund von verschiedenen branchenspezifischen Anforderungen gibt es unterschiedliche Herangehensweisen an die Beschaffungsplanung bzgl. der zu planenden Werte. So unterscheidet man z. B. im Beschaffungsmanagement zwischen der VK- und der EK-Planung. Hier ist gemeint, ob der Planende z. B. den Lagerbestand und Umsatz innerhalb der Beschaffungsplanung im Einkaufspreis oder im Verkaufspreis erfasst. Weitere Unterscheidungen können in der Art und Weise erfolgen, wie der Bruttogewinn in die Beschaffungsplanung aufgenommen wird. Aufgrund unterschiedlicher Bedingungen beim Lieferanten oder der Art der Ware kann z. B. eine Planung nach Verkaufserlös und Bruttogewinnspanne sinnvoll sein. Bei anderen Gegebenheiten möchte man eher mit Umsatz, Einkaufskalkulation und zu planenden Preisänderungen agieren, um den Bruttogewinn erst am Ende zu bestimmen. Im Weiteren gibt es Unterscheidungen zwischen Planungen incl. oder excl. der Umsatzsteuer und mehr.

Systeme mit variabel zu gestaltenden Planungsmasken in der Beschaffung

Um dieser benötigten Flexibilität Rechnung zu tragen, sollten die Systeme in der Beschaffung über variable Eingabeoptionen verfügen. Diesen können dann unterschiedliche Berechnungslogiken zugrunde liegen. All dies erfordert von den Systemen vom Anwender komplett variabel zu gestaltende Planungsmasken. Jeder gewünschte, durch das System zu ermittelnde handelsbetriebswirtschaftliche Wert sollte hier zur Darstellung herangezogen werden können. In herkömmlichen Systemen ist es oftmals der Standard, dass nur die berechnungsrelevanten Erfassungswerte innerhalb der Arbeitsmasken zu finden sind. Moderne Systeme gehen jedoch mehr und mehr dazu über, dem planenden Einkäufer innerhalb der Erfassung eine Kombination aus Plan- und BI-Daten zur Verfügung zu stellen. Im Optimalfall werden diese zwei Datenkategorien dann in den der Planungsphase folgenden Phasen noch durch Prognosewerte angereichert.

Premiumsysteme können diese frei gestalteten Masken flexibel abspeichern und somit wiederverwendbar machen. Diese kundenspezifischen Arbeitsmasken können dann je einzelnem Benutzer oder aber Benutzergruppen verfügbar gemacht werden. So entsteht ein kunden- und benutzerabhängiges Planungssystem, welches vollständig auf die Belange Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Premiumsysteme können diese frei gestalteten Masken flexibel abspeichern

Große Bedeutung kommt dem berechneten Messwert „OpenToBuy“ bei. Dieser Wert stellt dem Management die notwendige Information für das Einkaufsverhalten zur Verfügung. Hier wird der für auszulösende Bestellungen über Lieferanten verfügbare Einkaufswert gegliedert nach Planliefermonaten der Ware dargestellt. Dieser Wert sollte selbstverständlich immer um die schon getätigten Lieferantenbestellungen im zu betrachtenden Kriterien- und Zeithorizont bereinigt sein.

Innerhalb des Beschaffungsmanagements ist es darüber hinaus oftmals erforderlich, sein Pulver nicht gleich zu Beginn einer Orderphase komplett zu verschießen. Hierzu stellen strategische Systeme die Funktion des Reservelimits zur Verfügung. Um eine Limitreserve für die jeweiligen Zeitintervalle festzulegen, kann der Planende prozentuale oder absolute Vorgaben treffen. Das System ermittelt dann den entsprechenden „OpenToBuy“-Wert des jeweiligen Zeitintervalls unter Berücksichtigung dieser Reserve. Die aufgelaufene Limitreserve wird hier im besten Fall immer dem OTB des aktuellen Monats zugeschlagen und sorgt somit für das notwendige Budget.

Belegabhängige Periodenzuordnungen runden das Bild der Planungshorizonte in der Beschaffung ab. Hier werden Kriterien in die Planung aufgenommen, die nicht ausschließlich von der Ware oder der Lokation abhängen. Die Systeme lassen es dann zu, im Vorfeld Zeiträume zu definieren, in welchen bestimmte Belegattribute zur Order, zum Wareneingang oder zu anderen Belegarten wie Umsatz, Retoure etc. vergeben werden. Bei exakter Arbeitsweise lassen sich so unter Umständen Planungshorizonte bilden, die den Realitäten eines Saisonverlaufes optimal entsprechen.

Alle bisher genannten Leistungsmerkmale sollten durch ein innovatives Phasenmodell gestützt sein. In diesem Phasenmodell wird der zeitliche Verlauf in unterschiedlichen Sichten durch die drei Phasen „Umsatz- und Bestandsplanung“, „Vororder“ und „In Season“ getrieben. Korrekturen an der ursprünglichen Planung sollten jederzeit möglich sein. So wird die initiale Planung auch während der Saison zu einem lebendigen Instrument der Unternehmenssteuerung. Zu jeder Zeit der zwei Folgephasen können die Planwerte durch die aufgelaufenen Ist-Werte angereichert werden und ermöglichen so präzise Entscheidungen auf Basis eines stimmigen Forecasts. Teilungszeitpunkt innerhalb der Forecast- oder auch Prognoseberechnung ist in der Phase „In Season“ stets der aktuelle Zeitpunkt. Zur Bestimmung des Prognosewertes sollten hierbei immer tagesgenau alle Ist-Werte der Vergangenheit sowie die Planwerte der Zukunft herangezogen werden. Hauptfokus liegt hier auf der Prognose zu Umsatz, Bruttogewinn sowie zum Endbestand des Planungszeitraumes.

Die Planung im Einkauf auch während der Saison zur Unternehmenssteuerung nutzen

Eine schlüssige Planung ist gut, ein alternatives Ass im Ärmel zu haben, oftmals noch besser. Um diese Flexibilität zu gewährleisten, stellen manche Systeme die Funktionalität der „Alternativplanungen“ zur Verfügung. Hier ist es dann möglich, neben der Hauptplanung weitere Planspiele vorzuhalten, die veränderte Realitäten abbilden. Durch diese Funktionalität wappnet sich der Einkäufer schon in der Planungsphase gegenüber etwaigen Problemen. Hier können dann vollständige, parallele Planspiele durchdacht werden, die zum Einsatz kommen, wenn einmal „Plan B“ greifen muss.

Die BI-Integration der Planung sollte im Modus „Put“ erfolgen können. Dies bedeutet, dass alle Informationen der getätigten Hauptplanung und ggf. auch der Alternativplanungen an die gängigen BI-Module des Systems übertragbar sein sollten. Dies hat zur Folge, dass sämtliche bekannten und im Unternehmen verwendeten Auswertungen wie KER, Bestseller, Lagerkosten, Bestellmengen, Lieferanten und Artikelinformationen um Plandaten angereichert werden können. Auf dieser Basis können dann auch im BI-Umfeld Prognose- oder vielmehr Forecast-Berechnungen erstellt werden.

Prognose- bzw. Forecast-Berechnungen auch im BI-Umfeld

Darüber hinaus ist es Aufgabe eines modernen Planungssystems, seine Werte auch innerhalb des Ordermoduls der Warenwirtschaft nutzbar machen zu können. So ist es dem Einkäufer dann während der Order und innerhalb des Lieferantenbestellwesens möglich, den Beschaffungsprozess unter Berücksichtigung seiner aktuellen Ordertätigkeit passgenau zu verfolgen.

Vorteilhaft für Sie ist, wenn diese Planungssysteme eine offene Schnittstelle zu Systemen wie Microsoft Excel bereitstellen. Hierdurch können Sie dann mit den in Excel bekannten Funktionen wie tabellarischen und grafischen „Pivotdarstellungen“, „SVerweisen“, sowie weiteren Excel-Funktionen etc. arbeiten.

Die Planung des Einkaufsbudgets wird damit keineswegs zu einem Kinderspiel. Sie erfordert ein hohes Maß an strategischer Vorbereitung der notwendigen „Planspiele“. Wer diese Arbeit jedoch investiert, um die „wichtigste“ operative Entscheidung des Unternehmens auf verlässliches Fundament zu bauen, der ist mit einer modernen Softwaresuite aus einer Hand perfekt beraten.

Zu Ihrer Unterstützung sind hier noch mal die aus unserer Sicht wesentlichen Qualitätskriterien eines zeitgemäßen Planungssystems aufgeführt:

• Freie Attribute für Ware und Lokationen als Grundlage
• Individuelle Zeitintervalle wie Quartale, Monate, Wochen etc.
• Periodenabhängige Belegattribute
• Frei gestaltbare Planungshierarchien
• Vertikale und horizontale Trennbarkeit zwecks Arbeitsteilung
• Möglichkeit von Top/Down, Bottom/Up oder Mischplanungen
• Variable Eingabeoptionen zur EK/VK-Planung, etc.
• Verwaltung von Reservelimits
• Variable Darstellung des „OpenToBuy“ – Wertes
• Vollintegration in das Unternehmens-BI (Get und Put)
• Integration von Forecast- und Prognosewerten
• Darstellung des „OpenToBuy“ innerhalb des Ordermoduls
• Erstellung von Parallelplanungen / Alternativplanspielen