Die Übersetzung von Out of Stock ist „ausverkauft“. Viele Händler kennen den Begriff auch unter Regallücke. Eine ärgerliche Situation und das Grauen für jeden Händler, egal ob online oder im stationären Handel. Ist ein gewünschter Artikel ausverkauft (oder nicht ausreichend vorrätig) oder noch schlimmer, nicht verfügbar (zum Beispiel wegen Lieferengpässen) beutetet das normalerweise, dass die Kundennachfrage nicht bedient werden kann. Der Konsument wird sich dann einen anderen Händler suchen, wo er den nachgefragten Artikel kaufen kann. Das bedeutet, entgangener Umsatz und vielleicht sogar ein dauerhaft verlorener Kunde. Das darf nicht passieren. Wie es zu Out of Stock kommen kann und wie Sie stockouts zukünftig vermeiden können, erfahren Sie heute hier.
Wie kommt es zu Out of Stock?
Lagerhaltung und Bestandsmanagement sind sehr umfangreiche Themen. Es herrscht im Lager ein empfindliches Gleichgewicht zwischen vorrätiger Handelsware und der Nachfrage. Bei zu wenig Bestellungen hat man ein Überangebot (overstock), was zur Folge hat, dass man Ware nicht verkauft bekommt, die man zuvor eingekauft und bezahlt hat. Ist die Nachfrage jedoch höher als erwartet, kommt es zur Out of Stock Situation, doch es gibt noch mehr Gründe. Die häufigsten Ursachen für stockouts sind:
- Unerwartet hohe Nachfrage: Normalerweise versucht ein Unternehmen immer vorher so genau wie möglich zu ermitteln, wie hoch die Nachfrage nach einem Artikel sein wird, doch es kann immer passieren, dass das Handelsgut einen plötzlichen Kultstatus bekommt und sich die Nachfrage deutlich höher verhält als bei vergleichbaren Produkten. Solche OOS-Situationen sind schwer vorherzusagen.
- Schnell ansteigende Nachfrage: Auch hier ist es schwierig, eine solche Entwicklung vorherzusagen. Gute Beispiele sind die Pandemie, in der Unterhaltungsartikel, Büroartikel und Hygieneartikel beachtlich im Bedarf angestiegen sind. Oder jetzt durch den Krieg in der Ukraine und den steigenden Nebenkosten, wodurch Heizlüfter und Sparthermostate enorm an Nachfrage zulegen.
- Ungenügende Bedarfsplanung: Es muss jedoch gar nichts Unvorhergesehenes passieren. Es reicht schon, wenn die Bedarfsplanung unzureichend ist, weil zum Beispiel die tatsächlichen Bestände nicht bekannt sind, sich nicht ausreichend mit dem Markt und der Zielgruppe beschäftigt wird, falsche Mengen eingekauft werden, Saisonalität nicht beachtet oder Stichtage vergessen werden. Die Bedarfsprognose ist anspruchsvoll und beinhaltet die Auswertung einer Vielzahl von Daten.
- Ungenaue Bestandsdatenqualität: Diese kann durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden. Zum einen durch menschliche Fehler, zum anderen durch Ungenauigkeiten bei den Prozessen der Lieferkette oder Lagerfehler. Ist ein gelisteter Artikel nicht vorhanden, ist selten die Zeit, diesen zu suchen. In den meisten Fällen muss Ersatz her und das schnell. Eine Genauigkeit der Stock Levels und exakten stock Daten ist daher das A und O in der Lagerwirtschaft.
- Verzögerungen im Transport: Das Lager ist ein sehr eng verzahntes und fließendes System. Vor allem, wenn mehrere Lager entlang der supply chain miteinander funktionieren müssen. Verzögerungen führen steigenden Kosten und im schlimmsten Fall zu kurzfristen Situationen, in denen der Händler Out of Stock ist. Doch diese reichen in der fast-moving und just-in-time Zeit unserer Gesellschaft schon aus, dass der Kunde sich anderweitig orientiert.
- Plötzliche Lieferengpässe: Das beste Inventory Management kann nicht verhindern, dass plötzlich Lieferengpässe oder Rohstoffknappheit eintritt. Geschickte Planung und Lagerung ist hier eine Möglichkeit, um die Folgen abzufangen.
- Menschliche Fehler: Im Inventory Management können schnell an vielen Stellen Fehler passieren. Das fängt bei falschen Zählungen und mangelnden Inventuren an bis hin zu manuell eingegebenen Lieferscheinen. In ca. 62 % der Fälle von stockouts in den Praktiken in den einzelnen Filialen, wie zum Beispiel durch unzulängliche Regal Befüllung. Jeder dieser Fehler wirkt sich negativ auf die Inventory Levels aus.
Um die Quote zu berechnen, wird die Out-of-Stock-Rate als feste Logistik KPI hinzugezogen. Diese berechnet sich folgendermaßen:
Fehlartikel/Gesamtzahl der Artikel * 100
Dies Out-of-Stock-Quote sagt aus, wie hoch der Anteil der Out-of-Stock-Artikel an der Gesamtzahl der Artikel ist und gibt einen deutlichen Hinweis über die Bestandsqualität. Weltweit beträgt die Out-of-Stock-Quote im Einzelhandel durchschnittlich 8,3 %. Die Messung von stockouts erfolgt auf zwei möglichen Wegen. Entweder manuell oder durch Verwendung von POS-Daten. Die manuelle Messung von stock-outs ist aufwendig. Das Personal prüft dabei vor Ort die Regale auf entsprechende Lücken. Das mathematische Verfahren zur Ermittlung von stock-outs beruht auf Daten der Abverkaufsmuster aus dem POS.
Die Folgen von Out of Stock
Die direkte und klar zu benennende Folge ist der Nichtverkauf und der damit entgangene Umsatz. Kunden sind es nicht mehr gewohnt, auf ein Produkt zu warten oder darauf, dass es wieder verfügbar ist. Die letzten Jahre der Pandemie haben dies deutlich gemacht. Der stationäre Handel war geschlossen, der Onlinehandel boomte. Die Supply Chain wurde durch die explodierende Nachfrage online auf die Probe gestellt.
Die sogenannten Consumer Responses oder auch Kundenreaktionen auf Out of Stock können dementsprechend sein:
- Kaufabbruch
- Kaufaufschub
- Kauf bei einem anderen Händler
- Wechsel der Marke (negativ für den Hersteller als Partner des Händlers)
- Wechsel auf eine andere Variante
Zudem verliert das Unternehmen durch stockouts eventuell anhaltend Kunden und der Ruf des Händlers nimmt Schaden. Schnell gilt man unzuverlässig und unsicher, was sich als Long-Term Auswirkung auf dauerhafte Geschäftsbeziehungen auswirken kann.
Doch stockouts führen auch zu erhöhten Lagerkosten. Die Kosten für die Lagerhaltung versucht man ohnehin schon niedrig zu halten und das Lager zu minimieren, sodass es durch Just-in-time Logistik und Cross-Docking so effizient wie möglich funktioniert. Stock-Outs sorgen entlang der Supply Chain zu Verzögerungen, Lieferstau und im schlimmsten Fall zu einer Doppellagerung, da der Artikel zunächst falsch eingelagert und dann neu bestellt wurde.
Lösungsansätze, um stock-outs vorzubeugen
Stockouts können vermieden werden, wenn die oben genannten Punkte als Fehlerquelle weitestgehend eliminiert werden. Das beginnt bei einer qualitativen Bedarfsprognose. Hierfür ist die Anwendung einer Software im demand planning sinnvoll. Dabei kommt eine KI (Künstliche Intelligenz) zum Einsatz, welche sich alle benötigten Informationen aus dem ERP-System zieht und im Inventory Management auf Messwerte zu Historien, Trends und Verbraucherverhalten zurückgreift für eine exakte Vorhersage.
Um jedoch eine genaue Prognose durchführen zu können, benötigt das System und die KI hochwertige Daten. Diese erhält sie optimal durch
- die Implementierung einer kontinuierlichen Bestandsermittlung:
Wie oben beschrieben kann es zu stockouts kommen, weil ein Produkt, das laut Inventory Management als vorhanden gelistet ist, nicht gefunden werden kann. Ein Lagerverwaltungssystem in der Kombination mit einer durchgängigen Stichprobeninventur verhindert diese Situation und liefert hochwertige Daten zur Analyse von Bestandsschwankungen. Ein Safety-Stock ist dadurch nicht notwendig. Das Lager wird effizient genutzt. - den Einsatz eines Systems, dass alle Prozesse und Daten koordiniert und zusammenführt:
Ein übergeordnetes System vereinfacht die Koordination und Steuerung aller Prozesse und liefert allen beteiligten Informationen in Realtime. Sei es für die supplier, die auf die Lagerdaten zugreifen können und automatisiert nachliefern (replenishment), damit keine stockouts passieren oder der Handel als point-of-sale, der durch die aktuellen Daten nicht aus Versehen bereits verkaufte Produkte doppelt verkauft und sehen kann, in welchem Lager oder Store sich der gewünschte Artikel befindet. Dem Kunden kann so direkt geholfen werden. - Automatisierung von Prozessen:
Die Automatisierung von Abläufen, sei es im replenishment oder intralogistische Prozesse in der Lagerung, sorgen für eine geringere Fehlerquote und eine höhere Sicherheit. Out of Stock Situationen können so zum größten Teil abgewendet werden.
