Recruiting für E-Commerce-Positionen: Wie Sie qualifiziertes Personal finden

Personalerin Madeleine Kern erklärt, wie man die richtigen Mitarbeiter im E-Commerce findet und was in eine perfekte Stellenanzeige gehört.

Neue Vertriebswege erfordern neue Kompetenzen

E-Commerce ist DIE Errungenschaft für Unternehmen – nicht erst, seit wir mehr Zeit in den eigenen 4 Wänden verbringen. Es können mehr Menschen mit Produkten und Dienstleistungen versorgt werden und die Kaufabwicklung funktioniert vollautomatisiert. Der Umsatz kommt nicht mehr über das Faxgerät oder die Ladenverkaufsfläche, sondern automatisiert über eine Software.

Heute müssen E-Commerce-Prozesse aufgesetzt, analysiert und optimiert werden. Das bedeutet zum einen neue Herausforderungen für die Mitarbeiter, die solche Neuerungen akzeptieren und damit umgehen müssen. Zum anderen braucht es oft neue Fachkräfte im Unternehmen, zum Beispiel Softwareentwickler für die Programmierung eines neuen elektronischen Einkaufssystems.

Im Unternehmen ist es wichtig, den elektronischen und automatisierten Verkaufsweg nicht nebenbei laufen zu lassen, sondern Mitarbeiter weiterzuentwickeln oder solche einzustellen, die die neuen Verkaufsprozesse aufsetzen, etablieren, analysieren, optimieren und kommunizieren.

E-Commerce: Potenziale heben mit neuen Mitarbeitern

Wenn ein neuer Job in einem Unternehmen geschaffen wird, weil es vorher noch kein E-Commerce-System gab, dann sind die wichtigsten Fragen: Was muss der neue Kollege machen und welche Qualifikationen und Erfahrungen muss er für diese Position mitbringen? Für die Zielgruppenanalyse benötigt man eine gute Vorstellung von dem Job selbst, daher ist es unerlässlich, sich als Führungskraft und Personalabteilung intensiv mit dem neuen Jobprofil zu beschäftigen.

Auch ein Austausch mit anderen Unternehmen, die bereits erfolgreich neue E-Commerce-Prozesse eingeführt haben, kann sich lohnen. Sinnvoll ist ebenfalls ein Gespräch mit dem Anbieter genutzter Software, damit klar wird, was jemand können muss, um das System zu verstehen und zu bedienen.

Die Zielgruppe im E-Commerce-Bereich zeichnet sich durch zwei zentrale Eigenschaften aus:

• Das „E“ steht für das Digitale in diesem Beruf. Benötigen Sie ein eigens programmiertes Einkaufssystem, sollten Sie sich Informatiker und Personen mit Programmierkenntnissen angucken. Diese Zielgruppe ist hoch umkämpft und hat einige Ansprüche, die dem ein oder anderen konventionellen Verkäufer außergewöhnlich erscheinen dürften, zum Beispiel eine hochwertige IT-Ausstattung, gestaltet nach den eigenen Wünschen, oder Arbeitszeiten, die völlig unabhängig von den anderen Mitarbeitern sind.
  
  Alternativ ist es möglich, die Software von einem externen Dienstleister programmieren zu lassen. Wichtig ist dennoch, dass Sie beim Aufbau des restlichen E-Commerce-Teams darauf achten, dass es aus Personen mit einem digitalen Mindset besteht – Menschen, für die das Internet zum täglichen Leben gehört, die selbst gern online einkaufen und sich federleicht in der digitalen Welt bewegen.
• Neben dem Digitalen ist der „Commerce“, also der Verkauf, der Vertrieb, wichtig. Und das erfordert jemanden mit einer hohen Kundenorientierung, je nach Aufgabenstellung auch eine Person mit hohen analytischen Fähigkeiten, die es ihr ermöglichen, das Verhalten der Kunden zu analysieren und auf dieser Basis die Kaufprozesse zu optimieren.

Personen, die E-Commerce-Systeme betreuen und optimieren, sollten also im besten Fall sowohl ausgeprägte digitale Kompetenzen mitbringen als auch ein Verständnis für den Verkauf.

Das Besondere beim Anwerben einer neuen Mitarbeitergruppe ist, dass sie vielleicht komplett anders tickt. In diesem Fall einfach digitaler. Das bedeutet, dass sich ein E-Commerce-Manager häufig mit einem anderen Blickwinkel den Problemen nähert, als das die aktuellen MitarbeiterInnen tun. Das ist grundsätzlich positiv, denn schließlich ist es Teil des Entwicklungsprozesses des Unternehmens.

Dennoch ist es wichtig, auf den „Cultural Fit“ zu achten, das heißt, der neue Kollege / die neue Kollegin sollte zur Kultur des Unternehmens und ins Team passen. Fragen Sie dazu am besten Ihre Mitarbeiter, welche persönlichen Eigenschaften sie sich bei einem neuen Kollegen wünschen. Machen Sie ihnen zudem bewusst, was die neuen Aufgaben sein werden und fragen Sie gewünschte Kompetenzen ab. Es ist häufig verblüffend, wie klar Mitarbeiter erklären können, welche Kompetenzen ihnen im Unternehmen und für eine erfolgreiche Weiterentwicklung fehlen.

Zielgruppenansprache: Der Kandidat ist König

Hier stellen sich die Fragen: Wo finde ich meine Zielgruppe und wie spreche ich diese geschickt an, um sie für mein Unternehmen zu gewinnen?

Das WO scheint leicht: Da ein digitales Mindset unerlässlich für die Aufgaben im E-Commerce ist, ist die Zielgruppe online zu finden. Jemand, der nach einem Job sucht, ist zum Beispiel auf gängigen Stellenportalen unterwegs oder auch auf fachbereichsspezifischen Jobportalen im Bereich Vertrieb. Sehr wahrscheinlich wird sich die digital-affine Zielgruppe auch in den sozialen Medien tummelt. Eine Präsenz ist hier also sinnvoll, allerdings auch zeitaufwendig. Wer über soziale Medien rekrutieren möchte, muss viel Zeit mitbringen, denn hier steht Beziehungsaufbau an oberster Stelle. Es reicht nicht, einen vorgefertigten Text willkürlich an ungefähr passende Profile zu senden. Es gilt, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, mit potenziellen neuen Mitarbeitern auf der fachlichen Ebene in Kontakt zu kommen und dann den Job und das Unternehmen gut zu verkaufen.

Beim WIE der Ansprache dürfen sich Personalmarketing und Recruiting eine dicke Scheibe von der Marketingabteilung abschneiden. „Der Kunde ist König“ kann direkt in „der Kandidat ist König“ umgemünzt werden. Dabei geht es nicht darum, alle Wünsche zu erfüllen, sondern vor allem, dem potenziellen neuen Kollegen mit Wertschätzung und Ehrlichkeit gegenüber zu treten.

Wird zum Beispiel die E-Commerce-Abteilung gerade erst aufgebaut, ist das ein großartiges Argument für erfahrene KandidatInnen, die nach einer neuen Herausforderung suchen. Es zeigt Stärke, wenn man die Defizite, die ein neuer Kollege / eine neue Kollegin ausgleichen soll, auch kommuniziert. Es ist auch nicht schlimm, wenn mit der Aufgabenbeschreibung unerfahrene Personen abgeschreckt werden. Denn diese wollen wir nicht einstellen, wenn sie der Aufgabe nicht gewachsen sind. Ehrlichkeit in der Personalsuche erspart beiden Seiten sehr viel Zeit.

Das gehört in eine Stellenanzeige

Egal ob man direkt auf Social Media nach neuen Kollegen sucht oder ganz klassisch in einer Stellenbörse ausschreibt: Die Gedanken, die man sich vorher zu der neuen Position machen muss, sind die gleichen.

• Stellentitel: Versetzen Sie sich in die Lage des Bewerbers. Wonach würde jemand suchen, der auf eine Position im Bereich E-Commerce passt? Könnte es auch ein Marketing Manager mit Vertriebserfahrung sein? Oder ein Data Scientist, der sich in Ihrer Branche besonders gut auskennt? Es ist hierbei besonders wichtig, sich in das Suchverhalten potenzieller Bewerber einzudenken, denn wenn die Stellenanzeige nicht gefunden wird, dann ist der Rest der Anzeige für die Katz.
• Unternehmensprofil und das Titelbild: Das Titelbild ist der erste Eindruck, den ein potenzieller Kandidat von der Stellenanzeige bekommt. Es sollte authentisch sein und die Arbeitsumgebung und echte Mitarbeiter zeigen. Eine kleine Unternehmensbeschreibung von 4-5 Sätzen ist sinnvoll, um zu erklären, was das Unternehmen macht, warum es besonders interessant ist, dort zu arbeiten und wie dort gearbeitet wird. Hier lohnt sich ebenso eine Bemerkung, warum die Stelle ausgeschrieben wird. Denn gerade der Aufbau von neuen Teams ist ein tolles Argument für die Weiterentwicklung und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.
• Aufgabenbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben ist der wichtigste Teil der Stellenanzeige nach dem Titel. Wenn die Anzeige gefunden wurde, liest ein Interessent als erstes, ob der Titel hält, was er verspricht. Gerne dürfen Sie mit direkter Ansprache arbeiten. Es gilt, den Job so genau wie möglich zu beschreiben. Welche Aufgaben darf der neue Mitarbeiter täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich erledigen? Welche Verantwortungen beinhaltet der Job? Wie sieht der Alltag in der Position tatsächlich aus? Wenn es um den Aufbau eines neuen E-Commerce-Systems geht oder um ein komplett neues digitales Vertriebsteam, dann sollte das auch genau so erklärt werden.
  
  Die Selbstselektion findet meist beim Lesen der Aufgabenbeschreibung statt – nicht, wie viele glauben, bei den Anforderungen. Wenn die Beschreibung in 5-10 aussagekräftigen Sätzen die Position für den Leser lebendig werden lässt, dann werden sich die passenden Kandidaten bei Ihnen bewerben.
• Anforderungen: Wer zur Aufgabenbeschreibung schon „Ja“ sagt, liest trotzdem die Anforderungen. Einerseits, um einzuschätzen, ob man über- oder unterqualifiziert ist, andererseits, um zu schauen, ob schon vor der Bewerbung einer Zusage etwas im Wege steht. Denn niemand macht sich den Aufwand einer Bewerbung, wenn die Chancen von vornherein zu schlecht stehen.
  
  Meine wichtigste Empfehlung ist eine Unterteilung in Muss- und Kann-Anforderungen. Mehr als 3-5 Anforderungen schrecken Bewerber ab. Falls weibliche Bewerber angelockt werden sollen, lohnt es sich, diese Liste so kurz wie möglich zu halten, denn Studien haben gezeigt, dass der Anteil an weiblichen Bewerbungen mit jeder Anforderung über 5 Positionen rapide abnimmt. Überlegen Sie also gründlich, welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Eigenschaften wirklich zwingend notwendig sind und welche im Laufe der Zeit erlernbar sind. Verzichten Sie auf jegliche Floskeln wie kundenorientiert, teamfähig und leistungsbereit.
• Arbeitsweise und Unternehmenskultur: Auch wenn es in den gängigen Stellenanzeigen nicht üblich ist, schreiben Sie doch ruhig ein paar Stichpunkte zur Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen. Wie sieht es mit der Teamarbeit aus? Ist die neue E-Commerce-Stelle überhaupt schon in ein Team integriert? Was sind die Besonderheiten in Ihrer Firma, wenn es um die Arbeitsweise geht? Viele Unternehmen haben bestimmte Werte, die sie täglich leben, sei es eine gemeinsame Frühstückspause, der jährliche Ausflug in die Berge oder die beliebte Faschingsparty. Zeigen Sie, dass Sie ein tolles Unternehmen sind, dann finden sich genau die MitarbeiterInnen, die diese Kultur gut finden.
• Benefits: Hier sollten Sie Grundlagen und Besonderheiten nennen. Fragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter, warum sie gerne bei Ihnen arbeiten. Welche Benefits sind besonders beliebt? Es gibt Menschen, die finden es albern, die betriebliche Altersversorgung hier zu nennen. Es kann allerdings einen Unterschied machen, vermeintlich langweilige Benefits zu nennen, denn fehlen gewisse Grundvoraussetzungen, kann das Bewerber abschrecken.
• Formalitäten: Wenn es um Kunden geht, möchten Unternehmen den Kaufprozess so einfach und transparent wie möglich gestalten. Das gleiche sollte auch für Bewerbungen gelten. Was der Kundenservice im Vertrieb, ist der Personalverantwortliche für den Bewerber. Dieser sollte klar benannt und gut erreichbar sein. Denn wer sich wirklich für eine Stelle interessiert und sogar Fragen stellt, dem ist der Job wichtig. Diese Interessenten dürfen nicht durch fehlende Ansprechpartner abgeschreckt werden.

Noch ein Vergleich zum E-Commerce sei mir hier gestattet: Der „Jetzt kaufen“-Button hat nicht ohne Grund einen so hohen Stellenwert. Manchmal fehlt auch BewerberInnen genau dieser kleine Schubs in die richtige Richtung – daher braucht es in jeder Stellenanzeige einen großen „Jetzt bewerben“-Button.

Wer als Recruiter noch das Sahnehäubchen auf den Bewerbungsprozess setzen möchte, macht ihn transparent und erklärt in einem Satz oder mit einem kleinen Diagramm, welche Schritte die nächsten sind.

Zwischen Bewerbung und Einstellung

Eine Bewerbung kostet die Kandidaten viel Zeit und auch Mut, sich einem Unternehmen zu präsentieren. Daher ist es nur fair, einen guten Bewerbungsprozess zu etablieren und mit einer eindrucksvollen Candidate Experience zu punkten. Bedenken Sie: Auch abgelehnte Kandidaten können positiv von einem Unternehmen sprechen, wenn sie wertschätzend behandelt wurden.

Im ersten Schritt ist es zwingend nötig, dass die Bewerbung selbst einfach gehalten wird. Vermeiden Sie zu viele Pflichtfelder in Bewerbungsformularen – das kostet wertvolle Kandidaten. Dann ist eine Eingangsbestätigung wichtig, weil es unnötige Anrufe von Bewerbern vermeidet, die die Kapazitäten der Personaler binden.

Im zweiten Schritt sollten Sie sich bei einer umkämpften Zielgruppe mit der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch nicht zu viel Zeit lassen. Laden Sie interessante Kandidatinnen schnellstmöglich ein und sagen Sie unpassenden ebenso schnell ab. Eine ehrliche Absage ist ebenso wertschätzend und auf jeden Fall besser, als sich nie zurück zu melden.

Wichtig ist außerdem: Beim Bewerbungsgespräch bewerben sich immer zwei Seiten. Der Kandidat beim Unternehmen und umgekehrt. Dessen sollte man sich bewusst sein bei der Auswahl der Fragen und im allgemeinen Umgang. Ein Jobinterview ist ein wertschätzendes Gespräch auf Augenhöhe, denn am Ende müssen beide Seiten zusagen und sich mit der Entscheidung wohlfühlen.

Die Inhalte eines Interviews sollten im Vorhinein geklärt werden. Anhand der Anforderungsanalyse, die schon beim Schreiben der Stellenanzeige und der Zielgruppenanalyse (bewusst oder unbewusst) durchgeführt wurde, sollten auch die Fragen aufgebaut sein. Machen Sie sich klar, was Sie fragen wollen, um herauszufinden, ob der Kandidat / die Kandidatin die Anforderungen erfüllt und die Aufgabe erfolgreich meistern kann. Das geht über biografische Fragen nach Situationen in der Vergangenheit oder situative Fragen, bei denen der Kandidat vor eine potenzielle Aufgabe seines zukünftigen Jobs gestellt wird.

Es ist wichtig, dass Sie sich vorher bewusst machen, wonach genau Sie suchen, damit Sie eben keine reine Bauchentscheidung fällen müssen. Stellen Sie den BewerberInnen die gleichen Fragen, damit Sie sie besser vergleichen und auf dieser Basis eine valide Entscheidung treffen können. Damit lassen sich sowohl Zusagen als auch Absagen objektiv begründen.

Warum ist so viel Aufwand für neue Mitarbeiter notwendig?

Je nach Standort des Unternehmens und der gesuchten Zielgruppe sind Bewerber rar. Außerdem wollen Sie nicht nur irgendwelche KandidatInnen, sondern jemanden, der möglichst perfekt passt – jemand, der den Job erfolgreich meistert und auch noch gut ins Team passt. Dafür lohnt sich ein wenig Aufwand, um am Ende nicht ohne E-Commerce-Manager dazustehen oder eine Kompromisslösung einzugehen, die meist für Bewerber und Unternehmen nicht von langer Dauer ist.

Zum Abschluss noch ein letzter Tipp: Einen neuen Job im Unternehmen zu implementieren, ist nicht einfach. Die neue Zielgruppe von Bewerbern ist unbekannt und tickt vielleicht ganz anders. Lassen Sie sich auf neue Ideen und Herangehensweisen dieser KandidatInnen ein – so lernen Sie voneinander, Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter und sie können frohen Mutes in die Zukunft der Online-Geschäfte blicken.

Hier geht es zu Personalmarketing Kern.