EDI / EDIFACT: der normierte Datenaustausch am Scheideweg

Der Einsatz von EDI sorgt für optimierte und schnelle Geschäftsabläufe. Bei neueren Lieferanten stagniert allerdings die Anzahl der EDI-Verwender. Die Qualität der EDI-Nachrichten wird ebenfalls schlechter. Warum ist das so? Über die Vorteile des Einsatzes von EDI klären wir, was machbar ist, um den hohen Nutzen von EDI nicht durch eine schlechte Datenqualität zu zerstören.

Was ist EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) soll den Austausch von Daten unterschiedlicher Geschäftsprozesse über die komplette Wertschöpfungskette normieren. In der Vergangenheit wurden hierzu international von der UN über die EU bis in nationale Branchen Geschäftsprozesse, Datenformate und Übertragungswege normiert und standardisiert.

In der Textilhandelsbranche wurden hierfür sogenannte Subsets und Nachrichten definiert – PRICAT, ORDRSP, DESADV,INVOIC, SLSRPT, INVRPT und weitere Nachrichten werden täglich eingesetzt. Die EDIFACT Standards D96A und D01B werden heute im Datenaustausch praktiziert. Der technische Versand über gängige und kostengünstige Protokolle wie POP und SMTP förderte den Datenaustausch erheblich.

Die Vorteile von EDI

Der EDI-Datenaustausch sorgt generell für eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse und für eine erhebliche Kosteneinsparung. Der EDI-Datenaustauch macht folgende Vorgänge wesentlich einfacher:

• Artikelstammanlage:
  Vor der Verarbeitung des Artikelkatalogs, des sogenannten PRICATs, wurden alle Artikeldaten händisch in die unterschiedlichen ERP-Systeme eingepflegt. Die Anlage eines typischen Artikels mit mehreren Farben und Größen dauert circa 2-3 Minuten. Werden noch GTINs (EANs) hinzugefügt, so erhöht sich der Zeitaufwand auf bis zu 10 Minuten – die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der permanenten Eingabe von 13-stelligen GTINs steigt immens. Wird der Artikelkatalog / PRICAT mit über 1.000 Positionen bei existierendem Mapping eingelesen, so beträgt die Maschinenlaufzeit gesamt 5 bis 10 Minuten. Eine menschliche Interaktion ist nicht erforderlich. Mit Mapping ist die Zuordnungsvorschrift aus den Lieferantenkategorien in ERP-eigene Warengruppen, Saisons, etc. gemeint.
  
• Bestellanlage über ORDRSP:
  Wird die Bestellung/ Orders auf dem Lieferantensystem geschrieben – in Showrooms, auf Messen, auf Mobil-Geräten, so musste vor dem Einsatz von EDI die Bestellung per Hand in das Warenwirtschaftssystem des Händlers übertragen werden. Pro Bestellung entsteht hier ein Aufwand von 10 bis 30 Minuten. Diesen Aufwand scheuen viele Händler – die Konsequenz ist, dass das genaue Ordervolumen nicht bekannt ist. Eine falsche Budgetierung ist die Folge, der Lieferant kann hinsichtlich der Zuverlässigkeit (Termin- und Mengentreue) nicht vollständig beurteilt werden. Das automatisierte Einlesen einer sogenannten ORDRSP = Auftragsbestätigung oder Mitteilung über die geschriebene Orders in das Warenwirtschaftssystem des Händlers kann automatisch erfolgen. Hier entsteht eine Maschinenlaufzeit von circa 1 bis 2 Minuten. Auch in diesem Fall ist eine menschliche Aktion nicht erforderlich.
  
• Der elektronische Wareneingang:
  Die Zeitersparnis beim Wareneingang ist noch erheblich größer. Die Warendurchlaufzeiten reduzieren sich erheblich, Materiakosten werden stark gesenkt. Der Lieferant zeichnet die Ware im Vorfeld aus – dadurch entfällt beim Händler der komplette Etikettierprozess. Pro Lieferschein werden hier 15-20 Minuten eingespart; die Kosten für die Etikettierung entfallen komplett. Nutzer stellen ebenfalls fest, dass EDI-fähige Lieferanten in vielen Fällen ihre Warenausgangskontrolle vor der Erstellung des elektronischen Lieferscheins (DESADV: despatch advice) systemisch besser abwickeln. Damit fallen die Fehl- und Abweichungsmengen erheblich geringer aus. Die Notwendigkeit einer intensiven Wareneingangskontrolle bei diesen Lieferanten entfällt nahezu komplett. Die Ware dieser Lieferanten ist im Schnitt 1 bis 2 Tage früher auf der Verkaufsfläche. Ist, wie bei einigen Lieferanten bereits umgesetzt, die Ware mit elektronischen RFID-Etiketten versehen, so sind diese Artikel bei Einsatz von RFID-fähigen Warensichersicherungssystemen bereits bei der Warenavisierung bekannt, identifiziert und gesichert. Die Ware muss nicht separat gesichert werden; die Ware ist ebenfalls komplett gesichert. In den meisten Fällen erfolgt die Sicherung erst bei Artikel ab einem gewissen Wert. Kostenersparnisse durch den Wegfall des Sicherungsprozesses und für Einmal- oder Mehrfachsicherungs „Tags“ kombinieren den Wareneingangsprozess mit dem Sicherungsprozess – sie fließen ineinander. Eine höhere Diebstahlsicherheit trägt maßgeblich zur Erhöhung des Gewinns bei. Der weitaus größere Effekt ist jedoch die höhere Bestandssicherheit und die exakte Altersbestimmung des individuellen Teils – hier zeigt sich die positive Wechselwirkung von EDI und RFID. Dieser Wechselwirkung werden wir uns in einem eigenständigen Beitrag widmen.
  
• Concession und Co:
  Die in den letzten Jahren häufig praktizierte partnerschaftliche Abwicklung von Geschäftsprozessen – hier seien die Begriffe Concession, Konsignation, VMI = vendor management inventory genannt – sind ohne eine Abwicklung über EDI in den Nachrichten SLSRPT, INVRPT und andere undenkbar. An dem bekannten Thema der Übereinstimmung der Lagerbestände zwischen Händler- und Lieferanten Warenwirtschaftssystem wurde in den letzten Jahren intensiv gearbeitet. Hier besteht jedoch laut übereinstimmender Meinung von Experten noch erheblicher Optimierungsbedarf. Es ist zu wünschen, dass stets alle Geschäftsprozessdaten ausgetauscht werden – Lieferungen sollen mit Bestätigungsinformationen (sog. RECADV) die tatsächlich avisierten Mengen abgleichen. Eine vollautomatisierte Wareneingangserfassung, die die Vorteile des DESADV nutzt, aber die Mengenkontrolle dennoch durchführt, ist in der Kooperation mit RFID-Daten bereits realisiert, jedoch selten genutzt. Die Vorteile hinsichtlich Warenaktualität, Kapitalbindung sind in der Branche hinlänglich bekannt. Diesem Thema werden wir im Rahmen der EDI-Berichtsreihe einen eigenen Beitrag widmen.
  
• Die elektronische Rechnung INVOIC:
  Wir können beobachten, dass der Wegfall der Papierrechnung – auch nach Einführung von ZUGFeRD – noch nicht vollzogen ist. Dagegen ist Nutzung der EDIFACT INVOIC – besonders in größeren Organisationen – bereits eine der größten Ablaufbeschleuniger. Rechnungen werden hier automatisch mit Lieferdokumenten abgeglichen. Im Fall von Abweichungen werden teilautomatisierte Korrekturen angestoßen. Teilweise ist der Bezahlprozess mit diesen Abläufen direkt verbunden. Banktransaktionen werden in den Abgleichprozess integriert. Die Verknüpfung von Abverkaufsdaten mit Bezahlvorgängen (z.B. in der eigens vom Händler initiierten Zahlung = self billing) reduzieren die Prozesskosten erheblich und sorgen für eine Verknüpfung der Funktion INVOIC und SLSRPT/VMI.

Das Dilemma von EDI

Die Auflistung der Vorteile ist längst nicht vollständig. Wenn diese Vorteile aber so augenscheinlich auf der Hand liegen, warum stagniert die Anzahl der EDI-Lieferanten und warum reduziert sich die Qualität? Wie lässt sich als Folge daraus der erhöhte Aufwand wieder reduzieren?

• Die Online/Offline-Schere
  Die Lieferanten waren bis vor circa drei Jahren hauptsächlich gefordert, ihre Daten und Abläufe mit den Belangen des Einzelhändlers abzugleichen. Ihre Warenwirtschaftssysteme stellten sich darauf ein. Für die Anbindung von Online Playern ergeben sich ganz andere Erfordernisse. Amazon, eBay und die direkte Präsenz der Lieferanten und Marken auf Online-Plattformen erfordern andere Abläufe, teilweise bis zum Endverbraucher. Die Marktplätze stellen eigene Anforderungen an die Abwicklung von Geschäftsprozessen auf. Die Umsatzentwicklungen dieser Marktplätze und deren Bedeutung im Markt sorgen dafür, dass hier die Lieferanten IT-Kapazitäten fokussiert werden. Dies geschieht häufig zu Lasten von EDI.
  
• Globale Player, Marktmacht und fehlende Standards
  Wurde EDI in den letzten Jahren sehr stark in Westeuropa ausgerollt, sorgen der stärker globalisierte Markt und globale Big Player mit ihren eigenen Datenformaten und Abläufen dafür, dass der praktizierte Datenaustausch nicht mehr standardisiert abläuft. Datenaustausch über bilaterale Kanäle, zusätzlich gesicherte Übertragungswege – z.B. AS2 -, geschlossene nationale Netze und fehlende Übergangspunkte (Gateways), Datenformatunterschiede (ANSI X11, XML, Excel, …), sorgen dafür, dass wesentlich mehr Aufwand – sowohl zeitlich als auch kostenmäßig – in die Kommunikation und den Datenaustauch investiert werden muss. Fehlende Dateninhalte wie GTINs (EANs), globalisierte Warenkategorisierung mit fehlendem Branchenbezug oder erheblichen Zusatzkategorien (Stichwort GPC = Global Product Code), Wegfall von Warenvorauszeichnung, haben zur Konsequenz, dass die händischen Prozesse wieder zunehmen – die Zeitersparnis reduziert sich oder geht gänzlich verloren.
  
• Fehlendes Branchen Know-how
  „Einen EDI Konverter zu bedienen, ihn mit den Daten zu füttern, das kann doch nicht so schwer sein“, so oder ähnlich wird oft an das Thema EDI herangegangen. In der Tat gibt es heute Werkzeuge, über die klassischen EDI-Konverter hinaus, die EDI-Nachrichten erzeugen können. Hier herrscht der Irrglaube, dass die Einbindung einer Komponente einfach eine EDI-Nachricht erzeugen kann. Allerdings wird hier nur der formale Aspekt einer EDI-Nachricht berücksichtigt: Der Inhalt, die Branchenstandards, das Wissen darum werden nicht vermittelt.
  Nutzer müssen in zeitintensiven Gesprächen mit dem entsprechenden Lieferanten auf die Anforderungen verweisen. Oft wird in solchen Kooperationen dann ein bilateraler Datenaustausch vereinbart, der ein individuelles Handling auf beiden Seiten erfordert. Dies erhöht den Zeitaufwand erheblich. Jede individuelle Schnittstellenvereinbarung muss auch individuell kontrolliert werden. 

Wie lösen wir dieses Dilemma?

Es ist ein Allgemeinplatz: Globalisierung und Online entwickeln sich immer weiter. Wie schaffen wir es, die über EDI gewonnenen Optimierungen auch unter den aktuellen Bedingungen zu nutzen

EDIFACT: Globale Standardisierung beschleunigen

EDIFACT ist ein internationaler Standard. Diese Standards werden über nationale Instanzen kontinental gebündelt und dann global besprochen. In Deutschland übernimmt die GS1 Germany eine wichtige Aufgabe bei der Standardisierung. Die Erfordernisse werden von Lieferanten- und Einzelhandelsseite über die Verbände – z.B. DTB oder BTE – an die GS1 Germany herangetragen. Der Aufgabe GS1 kommt die Bedeutung zu, die bereits begonnenen Gespräche mit den Marketplaces und den Branchen zu intensivieren und die jeweiligen Erfordernisse in neue Standards einfließen zu lassen. Eine schnellere und effektivere Umsetzung als dies heute der Fall ist, bringt für alle Beteiligten Vorteile mit sich. Die jeweiligen Geschäftsprozesse müssen hierbei im Vordergrund stehen – stellt sich heraus, dass EDIFACT „morgen“ anders aussehen muss, dann sollte das Fundament schnell gelegt werden. Wird dies nicht praktiziert, so werden bilaterale Datenpakte zunehmen. Tendenzen in dieser Richtung sind vereinzelt zu beobachten – die Initiative ZUGFeRD (ursprünglich als reine Initiative zur Erstellung und Abwicklung der elektronischen Rechnung gegründet) prüft auch die Nutzung von Bestell- und Lieferscheindokumenten – EDIFACT steht hier auf dem Prüfstand.

Datenaustauch intensivieren

Das Zusammenwachsen des Online- und Offlinehandels, von Lieferanten, Händler-, B2B- sowie B2C-Beziehungen verlangt, dass Daten nicht mehr nur einmal am Tag in einem sogenannten Batchbetrieb ausgetauscht werden. Schon heute fließen Daten in Echtzeit, und auch Geschäftsprozessdaten werden häufiger realtime ausgetauscht werden müssen. FashionCloud, der Hamburger Dienstleister für Bilddaten – stellt bereits heute Bilddaten nach Bedarf – on demand – zur Verfügung. Weitere Services sind bereits bei FashionCloud in der Erprobung und teilweise nutzbar. Es gibt auch andere Dienstanbieter, die Bestandsdaten live abfragen und vermitteln. Diese Services dürfen nicht in bilaterale Schnittstellen münden, die ihrerseits hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit und Qualität individuell überwacht werden müssen.  

EDI/EDIFACT: Zusammenfassung und Ausblick

EDI beziehungsweise EDIFACT als standardisierte Form des Austauschs von Geschäftsprozessdaten ist ein effektives Mittel der Kostenoptimierung, das vor einer neuen globalen Herausforderung steht. Diese neuen Herausforderungen und die Vorzüge des bisherigen EDI-Datenaustauch lassen sich kombinieren. Es bedarf internationaler Standards und einer geänderten Form der Datenkommunikation.

Um sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen, werden wir in in weiteren Beiträgen detaillierte Aspekte des Themas EDI und Datenaustausch beleuchten. Die folgenden Themen sind relevant, um sich ein umfangreiches Bild über EDI zu machen:

• Warengruppenstandards und deren Verwendung in PRICATs
• EDI und die elektronische Rechnung
• EDI und RFID – sie gehören zusammen