Im Zuge der Digitalisierung hat die IT eines Betriebes zunehmend an Bedeutung gewonnen. Die Frage nach der passenden Software (und der sich daraus ergebenden notwendige Hardware) ist nicht immer einfach zu beantworten. Während vor ein paar Jahren noch viele Unternehmen dem Thema Cloud Computing skeptisch gegenüber standen, wandelt sich das Bild heute deutlich. Der Angst vor der Auslagerung der wertvollen Daten kann durch ausgeklügelte Sicherheitskonzepte begegnet werden. Beide Lösungen, SaaS und On Premise, haben sowohl Vorteile als auch Nachteile, jedoch zeigt eine der beiden Varianten deutliche Stärken. Welche das sind, erfahren Sie hier.
SaaS (Software as a Service)
Bei Software as a Service oder auch kurz SaaS geht es um ein Lizenzierungsmodell, bei dem die zu verwendende Software nicht im Betrieb auf einem internen Server installiert ist, sondern extern über Cloud Computing angeboten wird. Die Lösung wird also von einem Dritten in der Cloud gehostet. Dafür stellt der SaaS Anbieter die Software auf seinem Server zur Verfügung. Das Unternehmen erhält über das Internet, per Browser, Zugang zur Anwendung und muss sich weder um die Wartung der Systeme noch um Updates oder Ähnliches kümmern.
On Premise
Im Gegensatz zur SaaS Lösungen wird die Software bei der On Premise Lizenzierung auf dem Server des Unternehmens installiert und von diesem gehostet. Das bedeutet, dass die Plattform, auf der die Software läuft, die eigene Hardware im Betrieb ist. Software und Hardware werden vom Inhaber gewartet und aktuell gehalten. Zudem hat das Unternehmen alle Sicherheitsvorkehrungen vorzunehmen, darunter Brandschutz, Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Alarmierungssysteme.
Vergleich
Die Kosten von SaaS und On Premise
Bei den meisten Softwareanbietern findet man wenig vergleichbare Aufstellungen der Kosten für die unterschiedlichen Lösungen. Verständlicherweise möchte man seine eigene Lösung als das Optimum darstellen. Doch nichts im Leben ist umsonst und gerade bei Unternehmenssoftware lohnt sich ein genauerer Blick auf die Kosten, vor allem langfristig gesehen.
Kosten der Erstinstallation
Die Kosten der Erstinstallation sind bei der On Premise Lösung deutlich höher als bei der SaaS-Variante. Für die Installation der Lösung muss eine eigene IT-Infrastruktur entweder über einen eigenen Server bereitgestellt oder von extern gemietet werden. Die Software wird per Grundlizenz, erweitert um die erforderlichen Userlizenzen, erworben. Das alles entfällt für Saas Lösungen, für die in der Regel ein monatlicher oder jährlicher Betrag für die Nutzung der Cloud-Dienste zu zahlen ist.
Laufende Kosten
Für gewöhnlich wird eine jährliche Wartungs- und Updategebühr bei einer On Premise Lösung gezahlt. Werden Lizenzen aufgrund von Mitarbeiterfluktuation nicht mehr benötigt, laufen die Kosten hierfür dennoch weiter. Ist kein Updatepaket enthalten, müssen die einzelnen Updates als Dienstleistung bezahlt werden. Das veranlasst Unternehmen häufig dazu, das Thema Updates hinauszuschieben. Hinzu kommen laufende Betriebskosten für den Server, beispielsweise für SQL und Betriebssystem-Wartung. Ebenfalls nicht zu vergessen sind die Aufwendungen für die Fläche eines brandsicheren Serverraumes (der nicht als Büroraum genutzt werden kann), sowie laufende Ausgaben für Strom und für das notwendige Personal. Langfristig muss man zudem beachten, dass Server ausgetauscht werden müssen. Dadurch fallen Auslagen für Ersatzbeschaffungen an. Alles in allem ergeben sich die laufenden Kosten aus einem hohen Maß an Wartung und Pflege der Systeme.
Bei der SaaS Variante zahlen Sie eine monatliche Gebühr. Diese ist von der Useranzahl und den gebuchten Modulen abhängig. Das hat klar den Vorteil, dass auf Veränderungen in der Nutzerzahl schnell und flexibel reagiert werden kann. Ebenso auf die wachsenden Ansprüche des Unternehmens. Softwaremodule können hinzu oder auch wieder abgebucht werden. Das hat vor allem Vorteile im sich schnell verändernden online Handel und auf E-Commerce Plattformen. Im monatlichen Preis enthalten sind der Betrieb auf dem Server sowie Softwarewartung und Updates. Betriebskosten für den Server entfallen bei Software as a Service.
Der Aufwand
Hier muss man zwei Bereiche betrachten. Zum einen der Aufwand der Erstinstallation, zum anderen den des laufenden Betriebs.
Die Erstinstallation
Bei einer On Premise Anwendung ist der Vorgang der Implementierung aufwendig und erfordert viel Zeit und Planung. Zunächst muss die Hardware für das In House Hosting erworben und angeschlossen werden. Erst danach kann die Software aufgespielt und installiert werden. Im Anschluss wird die Software für die eigentliche Nutzung eingerichtet.
Im Gegensatz dazu läuft SaaS bereits auf dem Server des SaaS Anbieters und kann vom Nutzer direkt verwendet werden. Hierfür bedarf es technisch lediglich eines Endgerätes mit Zugang zum Internet. Genau wie bei einer On Premise Software fallen dann noch die Einrichtung und der Datenimport an. Bei einer Individualprogrammierung müssen zudem Schnittstellen eingerichtet werden.
Der laufende Betrieb
Im laufenden Betrieb müssen In House Lösungen stetig gewartet und upgedatet werden. Auch regelmäßige Daten-Backups sind erforderlich. Das ist ein fortlaufender Prozess und dieser muss fachmännisch durchgeführt werden, um die Sicherheit der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Dafür werden vorhandenes Know-how und personelle Ressourcen benötigt.
Software in der SaaS Lizenzierung hingegen wird von dem SaaS Anbieter gewartet und aktuell gehalten. Auch mit der Hardware hat der Nutzer dank des Cloud-Services nichts zu tun. Sie bietet daher im laufenden Betrieb den geringsten Aufwand.
Updates
Automatische Updates sind ein wichtiger Aspekt der Unternehmenssoftware. Immerhin sollte diese fortschrittlich und auf dem neuesten Stand der Technik sein. Auch hier unterscheiden sich die beiden Anwendungen erheblich.
Bei einem aktiven Wartungsvertrag hat ein Unternehmen mit On Premise Lösung im Normalfall einen Anspruch auf Updates. Diese werde jedoch selten automatisch ausgespielt. Das bedeutet, dass entweder ein externer IT-Dienstleister oder einer Ihrer Mitarbeiter hierfür auf Ihren Server Zugriff benötigt und das Update manuell aufspielt. Da dies immer mit Aufwand verbunden ist, zögern viele Unternehmen die Updates hinaus. Im schlimmsten Fall müssen dann mehrere Updates hochgefahren werden, was wiederum ein enormer Zeitfaktor ist. Und Zeit ist bekanntlich Geld.
Bei SaaS Anwendungen verhält es sich so, dass Updates automatisch ausgespielt werden. Selbst wenn Sonderprogrammierungen oder Eigenanpassungen vorliegen, ist der Dienstleistungsaufwand bei Updates deutlich geringer und die Software ist immer auf dem aktuellen Stand.
Sicherheit
Einer der Hauptaspekte bei der Wahl der Lizenzierung ist die Sicherheit. Hier taucht oft der Kritikpunkt auf, dass Saas unsicherer ist als eine On Premise Software, da die Anwendung extern auf einer Cloud gespeichert ist und nicht intern im Unternehmen. Es besteht oftmals die Befürchtung seitens der Unternehmen, dass die Software und damit auch die Unternehmensdaten Hackerangriffen wehrlos ausgeliefert seien. Daher werfen wir hier einen differenzierteren Blick auf das Thema Sicherheit.
Beim Hosting im eigenen Unternehmen müssen viele Anforderungen umgesetzt werden, um die Sicherheit der Daten gewährleisten zu können. Zum einen muss der Serverraum gegen Brand, Wasser und fremden Zutritt gesichert sein. Weiterhin müssen die Daten regelmäßig gesichert und sicher aufbewahrt werden. Der Server soll gleichzeitig jederzeit erreichbar aber gegen Angriffe von außen geschützt sein. Das ist mit einem enormen Aufwand verbunden und bindet personelle Ressourcen, ohne die diese On Premise Variante nicht möglich ist. Und das alles selbstverständlich innerhalb der Rechtmäßigkeit der aktuellen Datenschutzbestimmungen. Ist das alles gegeben, hat das Unternehmen den großen Vorteil der Datenhoheit.
Bei Cloud Lösungen fallen alle Anforderungen rund um den Betrieb eines Serverraumes weg, zudem sind jede Menge Experten involviert. Diese kümmern sich den fortlaufenden Tag darum, dass die Server jederzeit erreichbar und vor allem vor schädlichen Angriffen gesichert sind. Auch beim Thema DSGVO sind die Teams immer up to date. Sie lassen keine Angriffsmöglichkeiten für Abmahnungen und Ähnliches zu. Die Manpower hinter Cloud Computing ist enorm und nicht vergleichbar mit den IT-Abteilungen in den meisten Unternehmen.
Fortschritt und Vernetzung
Big Data ist ein Thema, das viele Unternehmen belastet. Vor allem kleine Betriebe können die bereits aufkommende Datenflut kaum noch mit eigener Hardware bewältigen. Hinzu kommen Themen wie Omnichanneling und Unified Commerce. Es wird wichtiger denn je, dass die vorhandenen Systeme nicht nur miteinander vernetzt sind, sondern auch nahtlose Datenströme zulassen, im besten Fall unterstützt von künstlicher Intelligenz. Die Zugriffsmöglichkeit auf die Daten von überall auf der Welt spielt in der modernen Arbeitskultur ebenfalls eine zunehmend größere Rolle und ist einer der großen Vorteile der SaaS Lösungen. Selbstverständlich kann eine On Premise Lösung aufgerüstet werden, sodass auch sie vergleichbare Möglichkeiten bietet. Das ist aber nicht nur ein erheblicher Aufwand, sondern obendrein ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Hinzu kommt die Frage der Datensicherheit.
Vorteile im Vergleich
Flexible Lizensierung durch Abonnement
Ortunabhängig durch Cloud Lösung
Wartung und Support inbegriffen
Weniger Aufwand bei Implementierung
Kein Wartungs- und Pflegeaufwand
Deutlich geringere Kosten für Implementation
Daten bleiben im Unternehmen
Geringeres Sicherheitsrisiko
Höherer Datenschutz bei korrekter Umsetzung
Keine dauerhafte Internetverbindung notwendig
Nachteile im Vergleich
Abhängig von dem Anbieter
Datensicherheit abhängig vom Anbieter
Kontrolle sehr eingeschränkt
Hohe Erstinvestition
Hohe laufende Kosten
Volle Verantwortung
Gefahr des Datenverlustes oder -missbrauchs
